Un código QR puede facilitar la recopilación de fotos de un evento de empresa sin pedir a los asistentes que envíen archivos por correo o los publiquen. Antes de compartir el código, decide cómo se usará la galería y quién tendrá acceso.
Define qué quiere reunir la empresa
Una convivencia del equipo, conferencia, evento para clientes y lanzamiento tienen públicos distintos. Decide si quieres fotos espontáneas, momentos detrás de cámaras o un recuerdo compartido para quienes asistieron.
Si la empresa podría usar las imágenes en sus comunicaciones, explícalo por separado y sigue sus procesos de privacidad y consentimiento. Poder ver una galería no significa que haya permiso para usar las fotos en publicidad.
Configura el acceso antes de crear el código QR
Elige una opción de visibilidad adecuada para el evento. Una galería accesible por enlace es fácil de compartir; una opción más restringida puede funcionar mejor para reuniones internas. Revisa también las opciones de carga y aprobación.
Usa el enlace para invitados al crear el código QR. Pruébalo desde un teléfono que no tenga iniciada la sesión del organizador para confirmar que abre la página correcta.
Coloca el código donde los asistentes puedan detenerse
- Pon un letrero de mesa cerca del registro, los refrigerios o los asientos.
- Incluye el código en la agenda digital para quienes asisten a distancia o la consultan en otro dispositivo.
- Pide al anfitrión que mencione la galería una vez y deja que cada persona decida si quiere participar.
- Imprime el código en un tamaño adecuado y con suficiente contraste para escanearlo fácilmente.
Usa instrucciones breves e inclusivas
Explica con palabras sencillas qué abre el código QR y qué pueden compartir los asistentes. Aclara si se aceptan fotos o videos cortos y si necesitan una app o una cuenta.
No des por hecho que todas las personas querrán subir fotos. Una invitación voluntaria resulta más cómoda y suele dar lugar a aportes más naturales que las solicitudes repetidas.
Revisa, descarga y cierra el evento con cuidado
Después del evento, revisa la colección según las políticas de medios de la organización. Descarga los archivos que deban conservarse, confirma quién puede acceder y avisa si la galería se cerrará o seguirá disponible.
Explora la galería de muestra para conocer la experiencia. Para una guía general, lee para quién es Guest Moments.